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Datenschutzhinweise für Videokonferenzen via Microsoft Teams

Als Organisator der bevorstehenden Videokonferenz sind wir verpflichtet, Sie nachfolgend über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von Microsoft Teams (nachfolgend Teams genannt) zu informieren.

Table of Content

  1. 1.

    Wer ist für Datenverarbeitung verantwortlich?

  2. 2.

    Worum geht es?

  3. 3.

    Wer erhält Ihre Daten?

  4. 4.

    Wann werden Ihre Daten gelöscht?

  5. 5.

    Werden Ihre Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?

  6. 6.

    Welche Rechte haben Sie, wenn es um die Verarbeitung Ihrer Daten geht?

  7. 7.

    Änderung und Aktualisierung der Datenschutzhinweise

1. Wer ist für Datenverarbeitung verantwortlich?

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Durchführung von, durch GRIMME Landmaschinenfabrik GmbH & Co. KG organisierten, Videokonferenzen steht, ist:

Der Verantwortliche im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung ist die:

GRIMME Landmaschinenfabrik GmbH & Co. KG
Hunteburger Str. 32
D-49401 Damme

E-Mail: grimme@grimme.de

Impressum: https://www.grimme.com/imprint

 

(nachfolgend auch „GRIMME Landmaschinenfabrik GmbH & Co. KG“ oder „wir“)

Bei Fragen zu diesen Datenschutzhinweisen oder zum Schutz Ihrer Daten durch die GRIMME Landmaschinenfabrik GmbH & Co. KG können Sie sich jederzeit auch an unsere Datenschutzbeauftragte wenden:

Carla Holterhus

E‑Mail: datenschutz@grimme.de

Hinweis: Sobald Sie die Internetseite von Teams aufrufen (Betätigen des Links in der Einladung), ist der Anbieter von „Teams“ für die Datenverarbeitung verantwortlich. Der Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von Teams jedoch nur erforderlich, um sich die Software für die Nutzung von Teams herunterzuladen.

Wenn Sie die Teams-App nicht nutzen wollen oder können, dann sind die Basisfunktionen auch über eine Browser-Version nutzbar, die Sie ebenfalls auf der Internetseite von Teams finden.

2. Worum geht es?

Teams ist eine Software welche Besprechungen, Chats, Notizen und Anhänge miteinander kombiniert. Der Dienst ist in die Office-365-Office-Suite mit Microsoft Office und Skype/Skype for Business integriert. Um unsere Informationspflichten nach den Art. 12 ff. der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu erfüllen, stellen wir Ihnen nachfolgend gerne unsere Informationen zum Datenschutz dar:

Bei der Nutzung von Teams werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang dieser Daten hängt dabei unter anderem davon ab, welche Angaben zu Daten Sie vor bzw. während der Teilnahme an einer Videokonferenz machen.

Folgende personenbezogene Daten können Gegenstand der Verarbeitung sein:

  • Angaben zum Benutzer (z.B. Vorname, Nachname, Benutzername, E-Mail-Adresse, Profilbild)
  • Meeting-Metadaten (z.B. Thema, Beschreibung, Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen)
  • Text-, Audio- und Videodaten: Während der Videokonferenz haben Sie ggf. die Möglichkeit die Chatfunktion zu nutzen. Die hierbei von Ihnen getätigten Texteingaben werden verarbeitet, um diese in der Videokonferenz anzuzeigen. Für die audiovisuelle Darstellung (Bild und Ton), werden die Mikrofon- und Videokamera-Daten Ihres Endgeräts oder eventuell verwendeter externer Komponenten für die Dauer der Videokonferenz verarbeitet. Sie können die Kamera sowie das Mikrofon jederzeit selbst in Teams ab- bzw. stummstellen.

Wir verwenden Teams lediglich als Plattform zur Durchführung von Videokonferenzen. Während der Videokonferenz finden durch uns weder Ton- oder Videoaufzeichnungen noch werden Chatinhalte protokolliert.

Soweit personenbezogene Daten von Beschäftigten der GRIMME Landmaschinenfabrik GmbH & Co. KG verarbeitet werden, ist § 26 BDSG die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung. Sollten im Zusammenhang mit der Nutzung von Teams personenbezogene Daten nicht für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich, gleichwohl aber elementarer Bestandteil bei der Nutzung von Teams sein, so ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser Interesse besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchführung von Videokonferenzen.

Soweit die Videokonferenz zur Erfüllung eines Vertrags erfolgt oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

3. Wer erhält Ihre Daten?

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an Videokonferenzen verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Beachten Sie bitte, dass Inhalte aus Videokonferenzen wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen häufig gerade dazu dienen, um Informationen mit Kunden, Interessenten oder Dritten zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind.

Weitere Empfänger: Der Anbieter von Teams erhält notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen der Vertragserfüllung notwendig ist.

4. Wann werden Ihre Daten gelöscht?

Werden die in diesen Hinweisen genannten Daten für den ursprünglichen Zweck nicht mehr benötigt, werden diese gelöscht. Etwas anderes gilt nur dann, wenn ihre – befristete – Weiterverarbeitung zu anderen Zwecken erforderlich ist.

5. Werden Ihre Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?

Microsoft Teams ist Teil von Microsoft Office 365. Microsoft Teams ist ein Kollaborationstool, welches auch eine Videokonferenzfunktion beinhaltet. Microsoft Office ist eine Software der Firma Microsoft Corporation, One Microsoft Way Redmond, WA 98052-6399 USA.

Microsoft Teams ist Teil der Cloud-Anwendung Office 365, für welches ein Nutzerkonto erstellt werden muss. Gleichfalls behält sich Microsoft vor Kundendaten zu eigenen Geschäftszwecken zu verarbeiten. Dies stellt für die Nutzer von Microsoft Teams ein Datenschutz-Risiko dar. Wir haben mit dem Anbieter Microsoft Datenschutzvereinbarungen und EU-Standardverträge abgeschlossen, um ein Mindestmaß an Datenschutz zu garantieren. Beachten Sie bitte, dass wir auf die Datenverarbeitungen von Microsoft keinen Einfluss haben. In dem Umfang, in dem Microsoft Teams personenbezogene Daten in Verbindung mit den legitimen Geschäftsvorgängen von Microsoft verarbeitet, ist Microsoft unabhängiger Datenverantwortlicher für diese Nutzung und als solcher verantwortlich für die Einhaltung aller geltenden Gesetze und Verpflichtungen eines Datenverantwortlichen.

Weitere Informationen zu Zweck und Umfang der Datenerhebung und ihrer Verarbeitung durch Microsoft Teams erhalten Sie in den Datenschutzerklärung von Microsoft unter https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement und Microsoft Teams unter https://docs.microsoft.com/de-de/microsoftteams/teams-privacy. Dort erhalten Sie auch weitere Informationen zu Ihren diesbezüglichen Rechten. Microsoft verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten auch in den USA. EU–Standardverträge mit Microsoft zu Office 365 und Teams sind abgeschlossen, um ein angemessenes Datenschutzniveau zu garantieren. Die EU-Standardvertragsklauseln können Sie unter hier abrufen.

6. Welche Rechte haben Sie, wenn es um die Verarbeitung Ihrer Daten geht?

Sie haben gegenüber der GRIMME Landmaschinenfabrik GmbH & Co. KG folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personen­bezogenen Daten:

  • Recht auf Auskunft
  • Recht auf Berichtigung oder Löschung
  • Recht auf Einschränkung der Verar­beitung
  • Recht auf Daten­übertrag­barkeit
  • Recht auf Widerruf von erteilten Einwilligungen

6.1 Information über Ihr Wider­spruchs­recht nach Art. 21 DSGVO

Einzelfall­bezogenes Wider­spruchs­recht

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jeder­zeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personen­bezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. e DSGVO (Daten­verarbeitung im öffentlichen Interesse) und Artikel Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DSGVO (Daten­verarbeitung auf der Grund­lage einer Interessen­abwägung) erfolgt, Wider­spruch einzu­legen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmung gestütztes Profiling im Sinne von Artikel 4 Nr. 4 DSGVO.

Legen Sie Wider­spruch ein, werden Ihre personen­bezogenen Daten von der GRIMME Landmaschinenfabrik GmbH & Co. KG nicht mehr verarbeitet. Es sei denn, diese kann zwingende schutz­würdige Gründe für die Verarbeitung nach­weisen, die Ihre Interessen, Rechte und Frei­heiten über­wiegen. Oder die Verarbeitung dient der Geltend­machung, Aus­übung oder Verteidigung von Rechts­ansprüchen.

Wider­spruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten für Direkt­werbung

In Einzel­fällen verarbeitet die GRIMME Landmaschinenfabrik GmbH & Co. KG Ihre personen­bezogenen Daten für Direkt­werbung. Sie haben das Recht, jeder­zeit Wider­spruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender personen­bezogener Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzu­legen; dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direkt­werbung in Verbindung steht.

Wider­sprechen Sie der Verarbeitung für Zwecke der Direkt­werbung, so wird die GRIMME Landmaschinenfabrik GmbH & Co. KG Ihre personen­bezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeiten.

Der Wider­spruch kann form­frei erfolgen und sollte möglichst gerichtet werden an:

GRIMME Landmaschinenfabrik GmbH & Co. KG
Hunteburger Str. 32
D-49401 Damme

E-Mail: datenschutz@grimme.de

Ihnen steht im Zusammen­hang mit der Verarbeitung Ihrer personen­bezogenen Daten außerdem ein Beschwerde­recht bei einer Aufsichts­behörde für Datenschutz zu:

Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen
Prinzenstraße 5
30159 Hannover

Telefon: 0511 120-450

E-Mail: poststelle@lfd.niedersachsen.de

7. Änderung und Aktualisierung der Datenschutzhinweise

Falls Sie bereits Kunde der GRIMME Landmaschinenfabrik GmbH & Co. KG sind, dann werden Ihre Daten auch im Rahmen Ihrer Geschäftsbeziehung mit der GRIMME Landmaschinenfabrik GmbH & Co. KG verarbeitet. Informationen dazu finden Sie in den Datenschutzhinweisen.

Wir bitten Sie, sich regelmäßig über den Inhalt unserer Datenschutzhinweise zu informieren. Wir passen die Datenschutzhinweise an, sobald die Änderungen der von uns durchgeführten Datenverarbeitungen dies erforderlich machen. Wir informieren Sie, sobald durch die Änderungen eine Mitwirkungshandlung Ihrerseits (z.B. Einwilligung) oder eine sonstige individuelle Benachrichtigung erforderlich wird.

Sofern wir in diesen Datenschutzhinweisen Adressen und Kontaktinformationen von Unternehmen und Organisationen angeben, bitten wir zu beachten, dass die Adressen sich über die Zeit ändern können und bitten die Angaben vor Kontaktaufnahme zu prüfen.

Stand: 22.03.2022