Datenschutzhinweise für Beschäftigte
Als Beschäftigte in unseren Unternehmen möchten wir Ihnen gerne Informationen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit Ihrer Tätigkeit als Arbeitnehmerin oder Arbeitnehmer bei uns geben.
Table of Content
- 1.
Wer ist für Datenverarbeitung verantwortlich?
- 2.
Welche Daten von Ihnen werden von uns verarbeitet? Und zu welchen Zwecken?
- 3.
Auf welcher rechtlichen Grundlage basiert das?
- 4.
Wie lange werden die Daten gespeichert?
- 5.
An welche Empfänger werden die Daten weitergegeben?
- 6.
Wo werden die Daten verarbeitet?
- 7.
Welche Rechte haben Sie, wenn es um die Verarbeitung Ihrer Daten geht?
1. Wer ist für Datenverarbeitung verantwortlich?
Der Verantwortliche im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung ist die:
GRIMME Landmaschinenfabrik GmbH & Co. KG
Hunteburger Str. 32
D-49401 Damme
E-Mail: grimme@grimme.de
(nachfolgend auch „GRIMME Landmaschinenfabrik GmbH & Co. KG“ oder „wir“)
Bei Fragen zu diesen Datenschutzhinweisen oder zum Schutz Ihrer Daten durch die GRIMME Landmaschinenfabrik GmbH & Co. KG können Sie sich jederzeit auch an unsere Datenschutzbeauftragte wenden:
Carla Holterhus
E‑Mail: datenschutz@grimme.de
2. Welche Daten von Ihnen werden von uns verarbeitet? Und zu welchen Zwecken?
Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten, die für die Begründung, Durchführung und Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind. Das sind vor allem Kontaktdaten, Daten zu Ihren Qualifikationen, Arbeitszeiten und alle Informationen, die für die Ermittlung und Abrechnung Ihres Gehalts und im Zusammenhang mit gesetzlichen Abgaben und Steuern (z.B. Sozialversicherungsbeiträge) erforderlich sind.
Hinzu kommen ggf. auch Daten aus dem Bereich der Arbeitssicherheit, dem betrieblichen Eingliederungsmanagement und Daten über arbeitsvertragliche Pflichtverletzungen, die geahndet wurden („Abmahnungen“).
Schließlich kommen auch noch Informationen über Ihre Arbeitsergebnisse sowie deren Bewertung hinzu, die z.B. für die Erstellung von Beurteilungen benötigt werden.
Sollten Sie eine von uns angebotene betriebliche Altersversorgung nutzen, werden auch in diesem Bereich Daten verarbeitet und im Rahmen der Erforderlichkeit ggf. an die Versicherer weitergegeben.
Unabhängig davon kann es immer Konstellationen geben, in denen wir personenbezogenen Daten von Ihnen verarbeiten, die hier nicht bzw. deren Zwecke hier nicht genannt sind. Wir werden in diesen Fällen dann – bezogen auf den jeweiligen Anlass – gesonderte Informationen zum Datenschutz für Sie bereithalten, soweit dies gesetzlich erforderlich ist.
3. Auf welcher rechtlichen Grundlage basiert das?
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Beschäftigtendaten ist primär § 26 BDSG. Danach ist die Verarbeitung der Daten zulässig, wenn dies zur Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses oder zur Ausübung oder Erfüllung der sich aus einem Gesetz oder einem Tarifvertrag, einer Betriebs- oder Dienstvereinbarung (Kollektivvereinbarung) ergebenden Rechte und Pflichten der Interessenvertretung der Beschäftigten erforderlich ist.
Unabhängig davon kann eine Datenverarbeitung auch auf Basis einer sog. Interessenabwägung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO erfolgen. In diesen Fällen wird das Interesse im Zusammenhang mit der jeweiligen Verarbeitung gesondert mitgeteilt.
Und schließlich können wir auch gesetzlich verpflichtet sein, personenbezogene Daten zu verarbeiten. Die Rechtsgrundlage kann dann neben § 26 BDSG auch Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO sein.
4. Wie lange werden die Daten gespeichert?
Grundsätzlich werden personenbezogene Daten von Beschäftigten für die Dauer des Beschäftigungsverhältnisses gespeichert. Sonderregelungen kann es in einzelnen Bereichen geben. So werden z.B. Abmahnungen in Personalakten ggf. kürzer gespeichert.
Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen, sind diese von uns zu berücksichtigen. So gibt es beispielsweise gesetzliche Aufbewahrungspflichten für Lohnsteuerdaten, Daten zu Überstunden und weitere bereichsspezifische Regelungen.
Soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen, können personenbezogene Daten gelöscht werden, wenn deren weitere Verarbeitung für die Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses nicht mehr erforderlich sind.
Nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses werden Daten bis zur Verjährung etwaiger Schadensersatzansprüche jeder Partei gespeichert. Eine längere Speicherung kommt zudem in Betracht, wenn dies auch im Interesse von Ihnen ist oder Sie eine Einwilligung erteilt haben.
Sollten Sie z.B. nicht wollen, dass wir personenbezogene Daten von Ihnen nach dem Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungspflichten weiter speichern, dann teilen Sie uns das gerne beim Ausscheiden aus unserem Unternehmen mit. Bitte beachten Sie, dass wir in dem Fall später nicht behilflich sein können, wenn Sie gegenüber der Rentenversicherung Sozialversicherungszeiträume nachweisen wollen.
Wir werden generell zum Ende eines Jahres prüfen, ob und in welchem Umfang Daten von Beschäftigten wegen eines Wegfalls der Erforderlichkeit gelöscht werden können.
5. An welche Empfänger werden die Daten weitergegeben?
Innerhalb des Unternehmens kommt eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten in Betracht, wenn z.B. im Zusammenhang mit einem Stellenwechsel eine Prüfung der Eignung und Qualifikation erforderlich wird. Oder falls Ihnen im Unternehmen eine andere oder zusätzlich Aufgabe übertragen wird oder werden soll.
Ferner kann im Zusammenhang mit der betrieblichen Mitbestimmung eine Weitergabe an einen Betriebsrat erfolgen.
Eine Weitergabe von Daten erfolgt zudem an Sozialversicherungsträger, Finanzverwaltung und ggf. weitere Stellen, soweit wir gesetzlich dazu verpflichtet sind. Auch kann eine Weitergabe an Steuerberater und Wirtschaftsprüfer erfolgen.
6. Wo werden die Daten verarbeitet?
Die Daten werden grundsätzlich auf dedizierten IT-Systemen in unseren Räumlichkeiten verarbeitet. Auf diese IT-Systeme haben neben Administratoren nur Mitglieder der Personalabteilung und der Unternehmensleitung Zugriff.
Sollten Beschäftigtendaten bei Dienstleistern verarbeitet werden, stellen wir sicher, dass dies unter Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben erfolgt. Eine Verarbeitung von Beschäftigtendaten außerhalb der europäischen Union erfolgt nicht.
7. Welche Rechte haben Sie, wenn es um die Verarbeitung Ihrer Daten geht?
Sie haben gegenüber der GRIMME Landmaschinenfabrik GmbH & Co. KG folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:
- Recht auf Auskunft
- Recht auf Berichtigung oder Löschung
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
- Recht auf Datenübertragbarkeit
- Recht auf Widerruf von erteilten Einwilligungen
7.1 Information über Ihr Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO
Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. e DSGVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) und Artikel Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmung gestütztes Profiling im Sinne von Artikel 4 Nr. 4 DSGVO.
Legen Sie Widerspruch ein, werden Ihre personenbezogenen Daten von der GRIMME Landmaschinenfabrik GmbH & Co. KG nicht mehr verarbeitet. Es sei denn, diese kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen. Oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten für Direktwerbung
In Einzelfällen verarbeitet die GRIMME Landmaschinenfabrik GmbH & Co. KG Ihre personenbezogenen Daten für Direktwerbung. Sie haben das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen; dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht.
Widersprechen Sie der Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung, so wird die GRIMME Landmaschinenfabrik GmbH & Co. KG Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeiten.
Der Widerspruch kann formfrei erfolgen und sollte möglichst gerichtet werden an:
GRIMME Landmaschinenfabrik GmbH & Co. KG
Hunteburger Str. 32
D-49401 Damme
E-Mail: datenschutz@grimme.de
Ihnen steht im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten außerdem ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde für Datenschutz zu:
Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen
Prinzenstraße 5
30159 Hannover
Telefon: 0511 120-450
E-Mail: poststelle@lfd.niedersachsen.de
Stand: 22.03.2022